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Die Digitalisierung trägt zum Unternehmenserfolg bei

Viele Unternehmer befürchten, dass eine Umstellung auf das papierlose Büro mit viel Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. Zusätzlich müssen Arbeitsabläufe verändert oder angepasst werden. Das schreckt die meisten Unternehmen ab. Trotzdem sollte man die Kosten vergleichen und den Aufwand einer Digitalisierung des Arbeitsplatzes individuell betrachten. Meist lohnt sich die Umstellung sehr schnell und das papierlose Büro wird zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Es gibt viele verschiedene Maßnahmen zur Digitalisierung in Ihrem Unternehmen:

  • Eine digitale Ablage mit einem durchdachten Ordner-System, vielleicht auch in Form eines Dokumentenmanagementsystems, erleichtert die Suche nach Dokumenten. Mit OCR (Optical Character Recognition) werden die Textinhalte von Dateien erkannt und können ebenfalls zur Suche verwendet werden.
  • Einer der wichtigsten Punkte ist ein regelmäßiges und sicheres Back-up der Dateien und eine Versionierung, damit im Fall eines unbeabsichtigten Löschens oder Veränderns die Dokumente durch die Sicherung wiederhergestellt werden können.
  • Für die Digitalisierung vorhandener Dokumente lohnt sich oftmals die Investition in einen leistungsfähigen Scanner-dieser muss nicht teuer sein, sollte aber allen konkreten Anforderungen gerecht werden.
  • Vollgeschriebene und unübersichtliche Notizzettel können durch Tablets oder Laptops ersetzt werden. Hier lassen sich auch To-do-Listen verwalten und der schriftliche Austausch mit Kollegen oder Projektpartnern erfolgt unkompliziert mit ein paar Klicks.
  • Halten Sie Ihren Briefkasten leer. Viele Zeitungen oder Zeitschriften können digital abonniert werden. Nach Absprache mit Partnern oder Lieferanten kann ebenfalls die Übermittlung von Angeboten und Rechnungen in digitaler Form erfolgen. Wird eine Private-Cloud für die Speicherung der Dokumente verwendet, sind die Daten jederzeit und überall verfügbar. Dadurch wird der Arbeitsplatz flexibel und die Kommunikation deutlich vereinfacht.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht, Zugriffsmöglichkeiten und zu den Archivierungssystemen sollten bei der Umsetzung der Maßnahmen immer beachtet werden. Ein paar Dokumente müssen zum Beispiel für das Finanzamt in Originalform aufbewahrt werden.

Vom Umweltschutz bis zur Datensicherheit, die Digitalisierung hat viele Vorteile!

Das papierlose Arbeiten bringt sehr viele Vorteile mit sich. Der Faktor Umweltschutz ist einer der größten und wichtigsten. Zusätzlich reduziert das moderne Unternehmen auch die Kosten für Drucker, Toner und Papier. Auch der eingesparte Platz für Aktenordner ist enorm.

Viele Prozesse im Unternehmen lassen sich durch die Digitalisierung verbessern und vereinfachen. Dadurch kann kostbare Zeit gespart und Ressourcen besser genutzt werden.

Informieren Sie sich über die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Wir von der data3 GmbH unterstützen Sie gerne dabei!

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