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3data GmbH


Die 3data GmbH wurde im Jahr 2018 gegründet und unterstützt vorwiegend kleine und mittelständische Unternehmen bei ihren Tätigkeiten im täglichen Wirtschaftsleben. 

 

Leistungen


Datenschutzgrundverordnung


Seit dem 25. Mai 2018 gilt die EU-weite Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung. Hiernach sind nahezu alle Unternehmen zum Schutze der Daten von natürlichen Personen vor neue Herausforderungen gestellt.

Sie als Unterndsgvo 3446011 1921ehmer und im Sinne der DSGVO als Verantwortlicher müssen nachweisen können, dass Sie wissen wo in Ihrem Unternehmen persönliche Daten „verarbeitet“ werden. Das heißt wo und wie Daten gesammelt, erhoben und verarbeitet werden, wer Zugriff auf diese Daten hat und wie und wo die Daten gespeichert werden. All das gilt es zu dokumentieren, zu kontrollieren und bei Bedarf den behördlichen Stellen zugänglich zu machen. Datenschutzverstöße müssen gemeldet werden und die Angst von enormen Bußgeldern schwebt über Allem.  

Die 3data GmbH unterstützt Ihr Unternehmen bei den Aufgaben die Ihnen durch die Datenschutzgrundverordnung auferlegt sind. 

Klicken Sie hier für weitere Informationen.

 

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Verfahrensdokumentation


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Für Unternehmer gibt es viele Auflagen, was Buchhaltung und Steuern, Datenschutz und Verbraucherschutz angeht. Was in vielen Unternehmen bislang noch nicht auf der Agenda steht ist die Verfahrensdokumentation. Wir erklären, was dahintersteckt und was Ihnen als Unternehmer passieren kann, wenn sie fehlt.

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen über eine Verfahrensdokumentation verfügen. Zumal sich seit einiger Zeit die Betriebsprüfer vermehrt die Verfahrensdokumentation vorlegen lassen.

Grund ist, dass der BFH mit mehreren Urteilen die Rechte der Betriebsprüfer gestärkt hat (z.B. BFH vom 16.1.2015, Aktenzeichen XR 42/13) und damit den Weg freigemacht hat für eine strenge Kontrolle der digitalen Buchführungspflichten; sowohl für Bilanzierung als auch für Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Dieser Rechtsprechung nach muss sich jedes Unternehmen also damit beschäftigen ob und wie detailliert eine Beschreibung des Beleg- und Verfahrensflusses vorliegt. Die Verfahrensdokumentation umfasst demnach die Prozesse der Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen.

Alles in allem ein enormer Zeitaufwand für die Erstellung und Pflege (!) der Verfahrensdokumentation der Ihnen als Unternehmer zusätzlich abverlangt wird. Hier unterstützt Sie die 3data GmbH! Wir übernehmen für Sie die Erstellung der Verfahrensdokumentation und halten diese regelmäßig auf dem aktuellen Stand. Eine vollständige Verfahrensdokumentation unterstützt letztlich auch Ihre Tätigkeit als Entscheider im Unternehmen.

  

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Digitalisierung


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Viele Unternehmer befürchten, dass eine Umstellung auf das papierlose Büro mit viel Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. Zusätzlich müssen Arbeitsabläufe verändert oder angepasst werden. Das schreckt die meisten Unternehmen ab. Trotzdem sollte man die Kosten vergleichen und den Aufwand einer weiteren Digitalisierung des Arbeitsplatzes individuell betrachten. Meist lohnt sich die Umstellung sehr schnell und das papierlose Büro wird zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

 

Es gibt viele verschiedene Maßnahmen um sich dem papierlosen Arbeiten zu nähern:

  • Eine digitale Ablage mit einem durchdachten Ordner-System, vielleicht auch in Form eines Dokumentenmanagementsystems, erleichtert die Suche nach Dokumenten. Mit OCR (Optical Character Recognition) werden die Textinhalte von Dateien erkannt und können ebenfalls zur Suche verwendet werden.
  • Einer der wichtigsten Punkte ist ein regelmäßiges und sicheres Backup der Dateien und eine Versionierung, damit im Fall eines unbeabsichtigten Löschens oder Veränderns Dokumente durch die Sicherung wiederhergestellt werden können.
  • Für die Digitalisierung vorhandener Dokumente lohnt sich oftmals die Investition in einen leistungsfähigen Scanner – dieser muss nicht teuer sein, sollte aber auf die konkreten Anforderungen zugeschnitten sein.
  • Vollgeschriebene und unübersichtliche Notizzettel können durch Tablets oder Laptops ersetzt werden. Hier lassen sich auch To-Do-Listen verwalten und das Austauschen von Mitschrieben und Skizzen mit Kollegen oder Projektpartnern erfolgt unkompliziert mit ein paar Klicks.
  • Halten Sie Ihren Briefkasten leer. Viele Zeitungen oder Zeitschriften können digital abonniert werden. Nach Absprache mit Partnern oder Lieferanten kann ebenfalls die Übermittlung von Angeboten und Rechnungen in digitaler Form erfolgen.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht, Zugriffsmöglichkeiten und zu den Archivierungssystemen sollten bei der Umsetzung der Maßnahmen immer beachtet werden. Ein paar Dokumente müssen zum Beispiel für das Finanzamt in Originalform aufbewahrt werden.

Das papierlose Arbeiten bringt sehr viele Vorteile mit sich. Der Faktor Umweltschutz ist einer der größten und wichtigsten. Zusätzlich reduziert das moderne Unternehmen auch die Kosten für Drucker, Toner und Papier – nicht zu vergessen ist auch der eingesparte Platz für die Aktenordner.

Wird zum Beispiel eine Private-Cloud für die Speicherung der Dokumente verwendet, sind die Daten jederzeit und überall verfügbar. Dadurch wird der Arbeitsplatz flexibel und die Kommunikation deutlich vereinfacht.

Zusätzlich lassen sich viele Prozesse im Unternehmen durch Digitalisierung verbessern und vereinfachen. Dadurch kann kostbare Zeit gespart und Ressourcen besser genutzt werden.

  

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Controlling


Controlling ist nicht nur ein Mittel zur Unternehmensführung für große Unternehmen. Auch Sie als Entscheider in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen benötigen Kennzahlen die es Ihnen ermöglichen schnell, situativ aber faktenunterstützt zu agieren. 

Bauchentscheidungen oder Kalkulationen mit dem dicken Daumen kann sich dauerhaft kein Unternehmen leisten. Sie benötigen Produkt- und Projektkalkulationen für eine marktgerechte Angebotserstellung sowie die Nachkalkulation der Aufträge.

Wie lauten die Produktionskennziffern in Ihrer Fertigung und wie liegen Sie damit im Vergleich zum Wettbewerb. Für aktive Gespräche mit Banken und Finanzdienstleistern sind Liquiditäts- und Rentabilitätsplanungen unerlässlich. Diese dynamischen Planungen und deren Soll/Ist – Vergleiche ermöglichen Ihnen eine Analyse der eigenen Situation und gibt Ihnen die Chance auf Anpassungen bzw. Korrekturen.

Uns ist bewusst, dass Sie als Unternehmer im Mittelstand, als Selbstständiger im Handwerk oder als regionaler Händler nicht die Möglichkeit haben sich mit dem Instrument Controlling vollumfänglich auseinander zu setzen oder einen eigenen Controller einzustellen. Daher bietet Ihnen die 3data GmbH diesen Service als externe Controller an! 

 

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Projektmanagement


Vieles spricht dafür, die zahllosen und weit verstreuten Listen die in Ihrem Unternehmen geführt werden durch ein Warenwirtschaftssystem das auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist zu ersetzen. Sie greifen dann zukünftig auf eine Datenbasis zurück in der die Daten in einem definierten Format abgelegt sind. Sie erhalten Auswertungen wie Sie sie benötigen und können anhand dieser zuverlässigen Informationen valide Entscheidungen treffen.

Weiterhin erhalten Sie durch die Logiken in dem zukünftigen ERP-System die Sicherheit, dass alle Leistungen abgerechnet und abgegrenzt werden. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet das funktionsfähige System eine nachhaltige Entlastung und die zusätzliche Zufriedenheit, dass Listen nicht an zwei oder sogar mehr Stellen geführt werden.

Doch erst einmal bedeutet die Auswahl des „richtigen“ System für Ihr Unternehmen sowie die Vorbereitung und Implementierung ein deutliches Mehr an Arbeit. Sie benötigen freie Kapazitäten und ein entsprechendes know-how.

Die 3data GmbH unterstützt Sie ab dem ersten Schritt und übernimmt die neutrale Projektleitung für Sie.

 

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